第三節(jié) 記賬憑證

　　【思考題】

　　1.什么是記賬憑證?有何作用?

　　2.記賬憑證與原始憑證有何聯(lián)系與區(qū)別?

　　3.記賬憑證按其反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，分為哪幾類?各類記賬憑證應(yīng)如何使用?

　　4.記賬憑證按照填制方式不同，分為哪幾類憑證?分別有何優(yōu)缺點?

　　5.記賬憑證應(yīng)具備哪些基本內(nèi)容?

　　6.如何編制記賬憑證?

　　7.如何審核記賬憑證?

　　一、記賬憑證的概念

　　記賬憑證又稱記賬憑單，是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證。記賬憑證是登記賬簿的直接依據(jù)，也稱分錄憑證。

　　記賬憑證的一般格式見教材表4-5所示。

　　二、記賬憑證的種類

　　(一)按反映的經(jīng)濟內(nèi)容分類

　　記賬憑證按照其反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否與貨幣資金有關(guān)，可以分為:收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。

　　1.收款憑證

　　收款憑證是指用于記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的記賬憑證。收款憑證的格式如教材表4-6所示。

　　收款憑證又分為現(xiàn)金收款憑證和銀行存款收款憑證。

　　2.付款憑證

　　付款憑證是指用于記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的記賬憑證。付款憑證的格式如教材表4-7所示。

　　付款憑證又分為現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證。

　　3.轉(zhuǎn)賬憑證

　　轉(zhuǎn)賬憑證是指用于記錄不涉及庫存現(xiàn)金和銀行存款業(yè)務(wù)的記賬憑證，是登記明細賬和總賬等有關(guān)賬簿的依據(jù)。轉(zhuǎn)賬憑證的一般格式如教材表4-8所示。

　　特別注意：

　　對于庫存現(xiàn)金和銀行存款之間相互劃轉(zhuǎn)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，只編制付款憑證，不編制收款憑證。即對于單位提取現(xiàn)金的業(yè)務(wù)，編制銀行存款付款憑證;向銀行存入現(xiàn)金的業(yè)務(wù)，編制現(xiàn)金付款憑證。

　　【舉例4-5】下列經(jīng)濟業(yè)務(wù)中，應(yīng)當據(jù)以編制收款憑證的是( )。

　　A.銷售貨物一批，款項尚未收到

　　B.收到外單位支票一張，用以償還前欠貨款

　　C.支付現(xiàn)金購買辦公用品

　　D.開出支票一張，用以支付下年的廣告費

　　【答案】B

　　【針對277265提問】

　　【舉例4-6】下列經(jīng)濟業(yè)務(wù)中，應(yīng)當據(jù)以編制付款憑證的有( )。

　　A.以商業(yè)匯票支付貨款

　　B.向銀行存入款項

　　C.開出現(xiàn)金支票購買原材料

　　D.用現(xiàn)金購辦公用品

　　【答案】BCD

　　【針對277267提問】

　　(二)按填列方式不同分類

　　記賬憑證按照填列方式不同，分為：復(fù)式憑證和單式憑證兩種。

　　1.復(fù)式憑證

　　是指將一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的全部會計科目及發(fā)生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證。

　　復(fù)式憑證可以集中反映一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的科目對應(yīng)關(guān)系，便于了解業(yè)務(wù)的全貌，減少憑證數(shù)量，節(jié)約紙張。但是，不便于同時匯總計算每一個賬戶的發(fā)生額，也不利于會計的分工記賬。

　　2.單式憑證

　　單式憑證是指每一張記賬憑證只填列經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的一個會計科目及其金額的記賬憑證。填列借方科目的稱借項憑證，填列貸方科目的稱貸項憑證。

　　單式憑證便于匯總計算每一會計賬戶的發(fā)生額，有利于會計的分工記賬。但是單式憑證的制證工作量大，且不能在一張憑證上反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全貌，內(nèi)容分散，也不便于查賬。

　　三、記賬憑證的基本內(nèi)容

　　記賬憑證必須具有以下九項基本內(nèi)容：

　　1.記賬憑證的名稱。記賬憑證的名稱通常分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。

　　2.填制記賬憑證的日期。記賬憑證的填制日期與原始憑證的填制日期可能相同，也可能不同。

　　3.記賬憑證的編號。

　　4.經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的內(nèi)容摘要。

　　5.經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項所涉及的會計科目(包括一級科目、二級或明細科目)、記賬方向和金額。

　　6.經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的金額。

　　7.記賬標記。

　　8.所附原始憑證的張數(shù)。

　　9.會計主管、審核、制單、記賬人員的簽章以及出納人員在收付款憑證上的簽章。

　　四、記賬憑證的編制

　　(一)編制要求

　　1.記賬憑證中的各項內(nèi)容必須填寫齊全，并按規(guī)定程序辦理簽章手續(xù)，不得簡化。

　　2.記賬憑證應(yīng)按業(yè)務(wù)發(fā)生順序，按不同種類的記賬憑證順序編號。

　　若一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分數(shù)編號法編號。

　　3.書寫規(guī)范。相關(guān)要求同原始憑證。

　　4.記賬憑證可以根據(jù)每一張原始憑證填制，或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制。但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。

　　5.除結(jié)賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。

　　6.如果在填制記賬憑證時發(fā)生錯誤，應(yīng)當重新填制。已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，應(yīng)當按照規(guī)定方法進行處理。

　　7.記賬憑證填制經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項后，如有空行，應(yīng)當自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計數(shù)上的空行處劃線注銷。

　　(二)收款憑證的編制

　　收款憑證左上角的“借方科目”按收款的內(nèi)容填寫“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”;日期填寫的是本收款憑證的編制日期;右上角填寫編制收款憑證的順序號;“摘要”填寫對所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簡要說明;“貸方科目”填寫與收入庫存現(xiàn)金或銀行存款相對應(yīng)的會計科目;已記賬的發(fā)生額在“記賬”欄處劃“√”，以免重復(fù)記賬或漏記。

　　【舉例4-7】20×1年8月1日，A公司撤銷人事部門的定額備用金，開出內(nèi)部收據(jù),收回現(xiàn)金2000元。

　　該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，一方面使得A公司庫存現(xiàn)金增加2000元，另一方面對人事部門的“其他應(yīng)收款”減少2000元，應(yīng)編制如下會計分錄：

　　借：庫存現(xiàn)金 2000

　　貸：其他應(yīng)收款——人事部門 2000

　　假定A公司區(qū)分庫存現(xiàn)金和銀行存款,分別編制收款憑證、付款憑證，則由于這項經(jīng)濟業(yè)務(wù)導(dǎo)致A公司庫存現(xiàn)金增加，因此應(yīng)編制現(xiàn)金收款憑證。會計人員于當日根據(jù)審核無誤的原始憑證(1張內(nèi)部收據(jù))編制現(xiàn)金收款憑證，其內(nèi)容與格式如教材表4-11所示。

　　【舉例4-8】20×1年8月1日，A公司向甲銀行借入300000元，約定3個月以后償還，款項已存入銀行。

　　該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，一方面使得A公司銀行存款增加300000元，另一方面對銀行的短期借款增加300000元，應(yīng)編制如下會計分錄：

　　借：銀行存款 300000

　　貸：短期借款 300000

　　假定A公司區(qū)分庫存現(xiàn)金和銀行存款,分別編制收款憑證、付款憑證，則由于這項經(jīng)濟業(yè)務(wù)導(dǎo)致A公司銀行存款增加，因此應(yīng)編制銀行存款收款憑證。會計人員于當日根據(jù)審核無誤的原始憑證(銀行貸款發(fā)放憑證)編制銀行存款收款憑證，其內(nèi)容與格式如教材表4-12所示。

　　(三)付款憑證的編制

　　付款憑證左上角的“貸方科目”按付款的內(nèi)容填寫“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”;日期填寫的是本付款憑證的編制日期;右上角填寫的是付款憑證的順序號;“摘要”填寫對所記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簡要說明;“借方科目”填寫與付出庫存現(xiàn)金或銀行存款相對應(yīng)的會計科目。其余項目的填寫與收款憑證相同。

　　【舉例4-9】20×1年8月1日，A公司行政部門總經(jīng)理李某報銷市內(nèi)交通費共計900元，會計部門以現(xiàn)金支付。

　　該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，一方面A公司發(fā)生管理費用900元，另一方面庫存現(xiàn)金減少900元，應(yīng)編制如下會計分錄：

　　借：管理費用——市內(nèi)交通費 900

　　貸：庫存現(xiàn)金 900

　　假定A公司區(qū)分庫存現(xiàn)金和銀行存款,分別編制收款憑證、付款憑證，則由于這項經(jīng)濟業(yè)務(wù)導(dǎo)致企業(yè)庫存現(xiàn)金減少，因此應(yīng)編制現(xiàn)金付款憑證。會計人員于當日根據(jù)審核無誤的原始憑證(李某的12張出租車票)編制現(xiàn)金付款憑證如教材表4-13所示。

　　【舉例4-10】20×1年8月1日，A公司開出轉(zhuǎn)賬支票一張，支付前欠B公司貨款10000元。

　　該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，前欠B公司的貨款減少10000元，另一方面銀行存款減少10000元。應(yīng)編制如下會計分錄：

　　借：應(yīng)付賬款——B公司 10000

　　貸：銀行存款 10000

　　假定A公司區(qū)分庫存現(xiàn)金和銀行存款,分別編制收款憑證、付款憑證，則由于這項經(jīng)濟業(yè)務(wù)導(dǎo)致A公司銀行存款減少，因此應(yīng)編制銀行存款付款憑證。會計人員于當日根據(jù)審核無誤的原始憑證(支票存根)編制銀行存款付款憑證如教材表4-14所示。

　　(四)轉(zhuǎn)賬憑證的編制

　　轉(zhuǎn)賬憑證將經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項中所涉及全部會計科目，按照先借后貸的順序記入“會計科目”欄中的“總賬科目”和“明細科目”，并按應(yīng)借、應(yīng)貸方向分別記入“借方金額”或“貸方金額”欄，借、貸金額合計數(shù)應(yīng)該相等。其他欄目的填列與收、付款憑證相同。

　　【舉例4-11】20×1年8月1日，A公司向C公司購買甲材料一批，貨款20000元。材料已經(jīng)驗收入庫，貨款暫欠。(不考慮增值稅)

　　本業(yè)務(wù)發(fā)生，導(dǎo)致A公司原材料增加，同時對C公司的應(yīng)付賬款增加，應(yīng)編制如下會計分錄：

　　借：原材料——甲材料 20000

　　貸：應(yīng)付賬款——C公司 20000

　　由于這項經(jīng)濟業(yè)務(wù)對A公司的庫存現(xiàn)金和銀行存款沒有影響，因此應(yīng)編制轉(zhuǎn)賬憑證。會計人員于8月1日根據(jù)審核無誤的原始憑證(甲材料發(fā)票和入庫單)編制轉(zhuǎn)賬憑證如教材表4-15所示。

　　(五)一筆業(yè)務(wù)涉及多種記賬憑證的編制

　　如上所述，記賬憑證分為現(xiàn)金收款憑證、銀行存款收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行存款付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證5種。比較復(fù)雜的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，可能需要分別編制2種或2種以上的記賬憑證。

　　【舉例4-12】20×1年8月2日，A公司向C公司購買B材料一批，貨款20000元，用銀行存款支付貨款5000元，余款15000暫欠。材料已經(jīng)驗收入庫，不考慮增值稅。

　　本業(yè)務(wù)發(fā)生，導(dǎo)致A公司原材料增加20000元，同時銀行存款減少5000元，對C公司的應(yīng)付賬款增加15000元，應(yīng)編制如下會計分錄：

　　借：原材料——B材料 20000

　　貸：銀行存款 5000

　　應(yīng)付賬款——C公司15000

　　這筆復(fù)合會計分錄可以拆成兩筆簡單會計分錄如下：

　　借：原材料——B材料 5000

　　貸：銀行存款 5000

　　借：原材料——B材料 15000

　　貸：應(yīng)付賬款——C公司 15000

　　據(jù)此，應(yīng)對此經(jīng)濟業(yè)務(wù)編制銀行存款付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證各一張，如教材表4-16、4-17所示。

　　記賬憑證和原始憑證同屬于會計憑證，但二者存在著以下差別：

　　1.填制目的、作用不同：原始憑證僅用于記錄、證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成，記賬憑證要依據(jù)會計科目對已經(jīng)發(fā)生或完成的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行歸類、整理;

　　2.填制人不同：原始憑證是由經(jīng)辦人員或會計人員填制的;記賬憑證一律由會計人員填制;

　　3.填制依據(jù)不同：原始憑證根據(jù)發(fā)生或完成的經(jīng)濟業(yè)務(wù)填制;記賬憑證根據(jù)審核后的原始憑證填制;

　　4.服務(wù)對象不同：原始憑證是填制記賬憑證的直接依據(jù);記賬憑證是登記賬簿的直接依據(jù)。

　　五、記賬憑證的審核

　　記賬憑證的審核主要包括以下幾個方面：

　　(一)內(nèi)容是否真實。

　　(二)項目是否齊全。

　　(三)科目是否正確。

　　(四)金額是否正確。

　　(五)書寫是否正確。

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