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            2013年注會《公司戰(zhàn)略與風險管理》基礎講義(29)

              二、采購業(yè)務 ——《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第7號一采購業(yè)務》

              采購是指購買物資(或接受勞務)及支付款項等相關活動。

              (一)風險:

              ·采購計劃安排不合理,市場變化趨勢預測不準確,造成庫存短缺或積壓,而導致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費;

              ·供應商選擇不當,采購方式不合理,招投標或定價機制不科學,授權(quán)審批不規(guī)范,而導致采購物資質(zhì)次價高,出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐;

              ·采購驗收不規(guī)范,付款審核不嚴,而導致采購物資、資金損失或信用受損。

              (二)關鍵的內(nèi)部控制:

              業(yè)務流程

             

              關鍵控制點及措施:購買與付款

              (1)購買

            關鍵控制點 控制目標 控制措施
            1.編制采購計劃 確保計劃的合理性 要求生產(chǎn)、經(jīng)營等部門應按照實際需求準確編制需求計劃,并把有關計劃納入預算管理
            2.請購   ①企業(yè)應當依據(jù)購買物資或接受勞務的類型,確定歸口管理部門,授予相應的請購權(quán),明確相關部門或人員的職責權(quán)限及相應的請購和審批程序。
            ②具有請購權(quán)的部門對于預算內(nèi)采購項目,應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù),并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目,應先履行預算調(diào)整程序,出具備相應審批權(quán)限的部門或人員審批后,再行辦理請購手續(xù)。
            ③有關部門對于需求部門的申請,應根據(jù)請購清單進行審閱,繼而進行審批或拒絕。
            3.供應商選擇、管理與合同 選擇合適的供應商,以合理的條款采購 ①建立科學的供應商評估制度或供應商管理信息系統(tǒng),對供應商清單中的實體進行資質(zhì)信譽情況進行審查;
            ②制定內(nèi)部指引協(xié)助有關人員挑選供應商,在公平公正的原則下就價格、質(zhì)量、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等因素進行綜合評估。在大額購買時,企業(yè)應采用招標分析以確定采購價格;
            ③選定供應商后,企業(yè)應通過簽訂采購合同,明確雙方權(quán)利、義務和違約責任。
            4.驗收 避免缺乏驗收標準、有關程序不規(guī)范及有效管理及跟進驗收中發(fā)現(xiàn)的異常情況 ①建立嚴格的采購驗收制度及可用標準;
            ②規(guī)范機構(gòu)驗收人員或?qū)I(yè)機構(gòu)對采購項目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關內(nèi)容進行驗收或?qū)Υ笞诨蛱厥馕锲凡少忂M行專業(yè)測試;
            ③建立在驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況(如數(shù)量或質(zhì)量不符)的通報機制,查明原因及時更進。

              (2)付款

            關鍵控制點 控制目標 控制措施
            付款 使流程得以完善,明確付款審核人的責任和權(quán)力,嚴格審核采購預算、合同、相關單據(jù)憑證、審批程序等相關內(nèi)容,審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款 ①嚴格審查采購發(fā)票的真實性、合法性和有效性。對于內(nèi)容相符的發(fā)票,加蓋印章證明。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的,應查明原因,及時報告處理;
            ②根據(jù)國家有關支付結(jié)算的相關規(guī)定或企業(yè)的實際情況,合理選擇付款方式。對涉及大額或長期的預付款項,應當定期進行追蹤核查并評估其合理性、不可收回風險;
            ③強化會計系統(tǒng)控制。詳細記錄供應商情況、請購申請、采購合同、驗收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項支付等情況,確保會計記錄一致。

              三、資產(chǎn)管理(存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn))——《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第8號-資產(chǎn)管理》

              風險:

              ·因存貨積壓或短缺或固定資產(chǎn)更新改造不夠、使用效能低下、維護不當、產(chǎn)能過剩而導致的價值貶損及有關風險;

              ·或是因無形資產(chǎn)缺乏核心技術、權(quán)屬不清、技術落后、存在重大技術安全隱患而導致企業(yè)法律糾紛、缺乏可持續(xù)發(fā)展能力。

              (一)存貨

              1.業(yè)務流程:存貨管理流程(適用于生產(chǎn)企業(yè)和商品流通企業(yè))

             

              2.關鍵控制點及措施

            關鍵控制點 控制目標 控制措施
            1.取得存貨
            存貨的取得多來自外購、委托加工或自行生產(chǎn)
            風險:如果存貨預算編制不科學、采購計劃不合理,可能導致存貨積壓或短缺 ①根據(jù)存貨間隔期和當前庫存,綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃及市場供求等決定因素管理存貨,以確定存貨數(shù)量和日期;
            ②考慮應用于采購流程的有關管控措施及本書第五章第四節(jié)有關產(chǎn)能計劃的考慮。
            2.驗收入庫 避免缺乏驗收標準、有關程序不規(guī)范及有效管理及跟進驗收中發(fā)現(xiàn)的異常情況(來自于采購業(yè)務流程) 參考采購流程中的有關驗收程序的控制措施。所有驗收完成后,應有負責人簽字確認。
            ① 建立嚴格的采購驗收制度及可用標準;
            ② 規(guī)范機構(gòu)驗收人員或?qū)I(yè)機構(gòu)對采購項目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關內(nèi)容進行驗收或?qū)Υ笞诨蛱厥馕锲凡少忂M行專業(yè)測試;
            ③ 建立在驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況(如數(shù)量或質(zhì)量不符)的通報機制,查明原因及時更進。 
            【注意】外購存貨、自制存貨和其他方式存貨的驗收存在不同的重點。
            外購存貨的驗收,應當重點關注合同、發(fā)票等原始單據(jù)與存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等核對一致。涉及技術含量較高的貨物,必要時可委托具有檢驗資質(zhì)的機構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗收。
            自制存貨的驗收,應當重點關注產(chǎn)品質(zhì)量,通過檢驗合格的半成品、產(chǎn)成品才能辦理入庫手續(xù),不合格品應及時查明原因、落實責任、報告處理。
            其他方式取得存貨的驗收,應當重點關注存貨來源、質(zhì)量狀況、實際價值是否符合有關合同或協(xié)議的約定。
            3.倉儲保管及領用發(fā)出 風險:可能導致?lián)p壞變質(zhì)、價值貶損、資源浪費 ①進入或發(fā)出存貨時應當辦理入庫手續(xù),未經(jīng)授權(quán)不得接觸存貨;
            ②倉儲部根據(jù)入庫單,記錄庫單情況,包括數(shù)量、品種、批次,日期等資料,并定期由財會部、存貨管理部進行核對記錄與實際數(shù)量是否相符;
            ③做好倉儲要求的儲存條件,并健全防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害和防變質(zhì)等管理規(guī)范。進行定期檢查倉儲情況及更進存貨變質(zhì);
            ④加強生產(chǎn)現(xiàn)場的材料、周轉(zhuǎn)材料、半成品等物資的管理,防止浪費、被盜和流失;
            ⑤代管、代銷、暫存、受托加工的存貨,應單獨存放和記錄,避免與本企業(yè)存貨混淆;
            ⑥按企業(yè)實際情況,加強存貨的保險投保,保證存貨安全,合理降低存貨意外損失風險。
            4.盤點清查及銷售處置 檢查賬實相符,對賬實差異進行分析,包括數(shù)量和質(zhì)量方面 應每年進行至少一次年度終的定期盤點清查,并在形成書面報告盤點結(jié)果,交代存貨盤盈、盤虧、毀損、閑置以及需要報廢的存貨的情況與責任追究,在按照規(guī)定權(quán)限批準后處置。

              (二)固定資產(chǎn)

            關鍵控制點 控制目標 控制措施
            固定資產(chǎn) 建立完善制度,管控固定資產(chǎn)取得、資產(chǎn)運行維護及資產(chǎn)處置流程 ①應用《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第6號一資金活動》、《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第11號一工程項目》等控制措施;
            ②實施固定資產(chǎn)驗收制度,根據(jù)合同或供應商發(fā)貨單進行驗收;并取得合法的權(quán)書證書;
            ③制定固定資產(chǎn)目錄,對每項固定資產(chǎn)進行編號,按照單項資產(chǎn)建立固定資產(chǎn)卡片,詳細記錄各項固定資產(chǎn)的來源、驗收、使用地點、責任單位和責任人、運轉(zhuǎn)、維修、改造、折舊、盤點等相關內(nèi)容;
            ④定期為固定資產(chǎn)進行技術性評估或維修、改造,以確保資產(chǎn)的使用效能理想;
            ⑤嚴格執(zhí)行投保政策或資產(chǎn)抵押管理,進行有關授權(quán)和審批;
            ⑥每年至少進行一次固定資產(chǎn)的全面清查。清查中發(fā)現(xiàn)問題,應查明原因,追究責任和妥善處理;
            ⑦使用期滿或因各種原因要報廢的資產(chǎn)處置,需要記錄原因,處置價格公允,并獲得有關部門授權(quán),以確保資產(chǎn)不流失。

              (三)無形資產(chǎn)

              1.業(yè)務流程:

              無形資產(chǎn)的取得(如外購、自行開發(fā)以及其他方式取得)、驗收并落實權(quán)屬、自用或授權(quán)其他單位使用、安全防范、技術升級與更新?lián)Q代、處置與轉(zhuǎn)移。

              2.關鍵控制點和控制措施:

              ·企業(yè)應全面梳理無形資產(chǎn)的取得及權(quán)屬關系,加強無形資產(chǎn)權(quán)益保護,防范侵權(quán)行為和法律風險。

              ·企業(yè)應關注無形資產(chǎn)具有保密性質(zhì)的,采取嚴格保密措施,嚴防泄露商業(yè)秘密;

              ·定期對專利、專有技術等無形資產(chǎn)的先進性進行評估,淘汰落后技術。

              ·加大研發(fā)投入,促進技術更新?lián)Q代,不斷提升自主創(chuàng)新能力,努力做到核心技術處于同行業(yè)領先水平。

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