六、會計檔案管理的規(guī)定

　　會計檔案是指記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的重要歷史資料和證據(jù)，一般包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料。具體包括：

　　1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　　2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬簿，其他會計賬簿。3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

　　4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。財務(wù)預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬文書檔案。

　　會計檔案管理是一項技術(shù)性、政策性都很強(qiáng)的工作，財政部和國家檔案局于1998年修訂了《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀以及單位變更后的會計檔案管理等問題作出了明確的規(guī)定。

　　第一，會計檔案應(yīng)當(dāng)妥善保管。會計檔案由單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理歸檔并保管，一年期滿后，移交單位的會計檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人繼續(xù)保管;單位會計檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以提供查閱或者復(fù)制原件。采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。

　　第二，會計檔案保管的期限。會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年五類。

　　第三，會計檔案應(yīng)當(dāng)按規(guī)定程序銷毀。保管期滿的會計檔案，應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，會同會計機(jī)構(gòu)共同鑒定，報單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止;正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　七、其他規(guī)定

　　(一)會計年度的規(guī)定

　　《會計法》規(guī)定，會計年度自公歷1月1日起至12月31Et止。按照持續(xù)經(jīng)營原則，通常情況下，一個單位的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動，總是連續(xù)不斷地進(jìn)行的。而按照會計上的會計分期原則，又必須對企業(yè)的業(yè)務(wù)活動進(jìn)行分期核算，以考核企業(yè)在一定期間的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。因此，會計核算中就必須將連續(xù)不斷的經(jīng)營過程人為地劃分為若干相等的時期，分朗進(jìn)行結(jié)算，分期編制財務(wù)會計報告，分期反映單位的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。這種分期進(jìn)行會計核算的時間區(qū)間，在會計上稱為會計期間，《企業(yè)財務(wù)會計報告條例》規(guī)定，會計期間分為年度、半年度、季度和月度，以滿足單位經(jīng)營管理和投資者對會計資料的需要。世界各國對會計分期的規(guī)定是有區(qū)別的。我國的會計年度采用公歷制，這是為了與我國的財政、計劃、統(tǒng)計、稅務(wù)等年度保持一致，以便于國家宏觀經(jīng)濟(jì)管理，因為各單位按年度提供的會計資料是國家宏觀調(diào)控的重要依據(jù)。

　　(二)記賬本位幣的規(guī)定

　　《會計法》規(guī)定，會計核算以人民幣為記賬本位幣。業(yè)務(wù)收支以人民幣以外的貨幣為主的單位，可以選定其中一種貨幣作為記賬本位幣，但是編報的財務(wù)會計報告應(yīng)當(dāng)折算為人民幣。

　　(三)會計文字記錄的規(guī)定

　　1.會計記錄文字應(yīng)當(dāng)使用中文。

　　2.民族自治地方和在我國境內(nèi)的外國組織可以同時使用另外一種文字。

　　(四)財產(chǎn)清查的規(guī)定

　　財產(chǎn)清查是會計核算工作的一項重要程序，特別是在編制年度財務(wù)會計報告之前，必須進(jìn)行財產(chǎn)清查，并對賬實不符等問題根據(jù)國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進(jìn)行會計處理，以屎證財務(wù)會計報告反映的會計信息真實、完整。

　　(五)會計處理方法的規(guī)定

　　《會計法》規(guī)定，各單位采用的會計處理方法，前后各期應(yīng)當(dāng)一致，不得隨意變更;確有必要變更的，應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定變更，并將變更的原因、情況及影響在財務(wù)會計報告中說明。

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