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            2013會(huì)計(jì)從業(yè)資格《會(huì)計(jì)電算化》精講筆記(11)

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            第四節(jié) 計(jì)算機(jī)替代手工賬的基本要求

              一、替代手工賬的定義

              替代手工賬(俗稱甩賬)是指將各種基本的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī),采用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和會(huì)計(jì)軟件對輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理(計(jì)算、分類、匯總、轉(zhuǎn)存等),生成會(huì)計(jì)信息并存儲(chǔ)在磁性或光盤等介質(zhì)上,根據(jù)需要輸出各種會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表,即采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、算賬、報(bào)賬這一過程。

              替代手工賬是會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)之一(首要目標(biāo))。

              二、替代手工賬的條件

              1.配備了計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和會(huì)計(jì)軟件。

              2.進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化崗位培訓(xùn),配備相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員。

              3.建立嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。

              三、替代手工賬前的工作

              根據(jù)相關(guān)規(guī)定,計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算應(yīng)該并行3個(gè)月以上,計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致,軟件運(yùn)行也安全可靠,還要接受有關(guān)部門的監(jiān)督。

              四、如何替代手工賬

              1.整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

              (1)重新核對各項(xiàng)憑證和賬簿,做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符。

              (2)整理各賬戶余額。

              (3)清理往來賬戶和銀行賬戶。

              2.建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼。

              編碼時(shí),一級會(huì)計(jì)科目編碼按財(cái)政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行;明細(xì)科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下,會(huì)計(jì)科目編碼采用科目全編碼方案;即:本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼。

              原則:

              (1)符合財(cái)政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。

              (2)滿足本單位會(huì)計(jì)核算與管理的要求。

              (3)滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的要求,凡是報(bào)表所用的數(shù)據(jù),如果需要從賬務(wù)系統(tǒng)中取數(shù),必須設(shè)立相應(yīng)的科目。

              (4)要保持體系完整,不能只有下級科目而沒有上級科目。

              (5)要保持科目的相對穩(wěn)定性。

              (6)應(yīng)考慮與子系統(tǒng)的銜接,凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目,在整理時(shí)應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。

              五、規(guī)范各類賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過程

              六、會(huì)計(jì)軟件初始化

              七、計(jì)算機(jī)與手工并行

              計(jì)算機(jī)與手工并行是指在會(huì)計(jì)軟件使用的最初階段,人工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的過程。在此階段的主要任務(wù)是:檢查已建立的會(huì)計(jì)電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求,使用人員對軟件的操作是否存在問題,對運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)進(jìn)行修改,并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。

              在試運(yùn)行階段,人工與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)對比時(shí),要進(jìn)行如下工作:

              1.檢驗(yàn)各種核算方法。

              2.檢查會(huì)計(jì)科目體系的正確性和完整性。

              3.考查操作熟練程度。

              4.糾正會(huì)計(jì)軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤。

              此外,并行期間還要注意以下問題:

              1.適當(dāng)安排好實(shí)施進(jìn)度,試運(yùn)行期間及時(shí)總結(jié)、定期檢查。

              2.實(shí)施復(fù)雜大系統(tǒng)時(shí),應(yīng)向有關(guān)方面的專家咨詢,或向有經(jīng)驗(yàn)的單位學(xué)習(xí),盡量少走彎路。

              3.做好申請?zhí)娲止び涃~前的準(zhǔn)備工作,爭取一次通過審查。

              八、替代手工記賬的基本要求

              (一)替代手工記賬方式下記賬憑證的要求

              記賬憑證分類:

              一種:記賬憑證

              三種:收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證

              五種:現(xiàn)金收款憑證、銀行收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證

              (二)計(jì)算機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印輸出和保存的要求

              1.采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的,應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的要求,采用中文或中外文對照,字跡清晰,作為會(huì)計(jì)檔案保存,保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。

              2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出,做到日清月結(jié),F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印,如果受到打印機(jī)條件的限制,可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少,不能滿頁打印的,也可按旬打印輸出。

              3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下,總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

              4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下,計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。

              (三)存儲(chǔ)介質(zhì)要求

              1.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表,并將其作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位,如果不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿,必須征得同級財(cái)政部門的同意。

              2.作為會(huì)計(jì)檔案保存時(shí),其保存期限應(yīng)與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(書面形式的會(huì)計(jì)財(cái)簿、報(bào)表)相一致。

              3.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬,還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

              4.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),盡量避免采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

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