三、一種類似于圖形軟件方面的選中技巧

　　在Photoshop中，有一個命令叫“保存選區(qū)”非常好用，在Word中也可以找到類似的方法，這就是書簽。利用書簽“存儲選區(qū)”也是很好的方法，但要注意，他必須是連續(xù)的區(qū)域。

　　方法是：先選中要定義的區(qū)域，插入/書簽，輸入書簽名，定義一個書簽。使用時：插入/書簽，找到想選中的書簽，點“定位”就選中了書簽所代表的選擇。這個功能在后臺VBA中也很好用，制定特定范本的首選。

　　特例：對段落進(jìn)行樣式時，不需要選中段落的，只要把光標(biāo)放到段落中就行了。

　　1、圖表和公式的自動編號

　　在論文中，圖表和公式要求按在章節(jié)中出現(xiàn)的順序分章編號，例如圖1-1，表2-1，公式 3-4等。在插入或刪除圖、表、公式時編號的維護(hù)就成為一個大問題，比如若在第二章的第一張圖(圖2-1)前插入一張圖，則原來的圖2-1變?yōu)?2-2，2-2變?yōu)?-3，…，更糟糕的是，文檔中還有很多對這些編號的引用，比如“流程圖見圖2-1”。如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修改這些編號是一件多么費勁的事情，而且還容易遺漏!表格和公式存在同樣的問題。

　　能不能讓W(xué)ord對圖表公式自動編號，在編號改變時自動更新文檔中的相應(yīng)引用?答案是肯定的!下面以圖的編號為例說明具體的作法。

　　自動編號可以通過Word的“題注”功能來實現(xiàn)。按論文格式要求，第一章的圖編號格式為“圖 1-×”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入”菜單選“題注”，新建一個標(biāo)簽“圖1-”，編號格式為阿拉伯?dāng)?shù)字(如果不是點擊“編號”修改)，位置為所選項目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個文本框在圖的下方，并插入卷標(biāo)文字和序號，此時可以在序號后鍵入說明，比如“形態(tài)學(xué)膨脹運算示例 ”，還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。再次插入圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標(biāo)簽了，直接選擇就可以了。Word會自動按圖在文文件中出現(xiàn)的順序進(jìn)行編號。

　　在文檔中引用這些編號時，比如“如圖1-1所示”，分兩步做。插入題注之后，選中題注中的文字“圖1-1”，在“插入”菜單選“書簽”，鍵入書簽名，點“添加”。這樣就把題注文字“圖1-1”做成了一個書簽。在需要引用它的地方，將游標(biāo)放在插入的地方(上例中是“如”字的后面)，在“插入”菜單選“交叉引用”，彈出對話框中引用類型選“書簽”，“引用內(nèi)容”為“書簽文字”，選擇剛才鍵入的書簽名后點“插入”，Word就將文字“圖1-1”插入到光標(biāo)所在的地方。在其它地方需要再次引用時直接插入相應(yīng)書簽的交叉引用就可以了，不用再做書簽。

　　至此我們就實現(xiàn)了圖的編號的自動維護(hù)，當(dāng)在第一張圖前再插入一張圖后，Word會自動把第一張圖的題注“圖1-1”改為“圖1-2”，文檔中的“圖1-1”也會自動變?yōu)椤皥D1-2”。

　　表格編號的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對齊。

　　公式的編號略有不同，插入公式后，將公式單獨放在一個段落，版式為“嵌入式”(Word默認(rèn))，游標(biāo)放在公式之后，不要(注意是“不要”)選中公式，在“插入”菜單選“題注”，由于沒有選中項目，所以“位置”一項為灰色，新建標(biāo)簽“公式 1-”，點擊“插入”，Word就將卷標(biāo)文字和自動產(chǎn)生的序號插入到光標(biāo)所在位置。在文檔中引用公式編號的方法與圖相同，此處不在贅述。公式的編號要求在右邊行末，具體的方法在“制表位的使用”一節(jié)詳細(xì)說明。

　　這里順便說一下，交叉引用、書簽和題注都是Word的域。域是文檔中可能發(fā)生變化的內(nèi)容，Word使用域來進(jìn)行文檔自動化。多個域的聯(lián)合使用可以實現(xiàn)更復(fù)雜的功能，各個域的具體使用方法請參考Word的幫助。注：

　　1)題注中新建標(biāo)簽時，Word會自動在卷標(biāo)文字和序號之間加一個空格，看起來不那么舒服，可以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。

　　2)書簽名最好用圖(表、公式)的說明文字，盡量做到見名知“圖”。

　　3)圖(表、公式)的編號改變時，文檔中的引用有時不會自動更新，可以鼠標(biāo)右擊引用文字，在彈出的菜單中選“更新域”。關(guān)閉文檔再打開Word會更新所有的域。

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